Obligación de conservar la documentación.

Obligación de conservar la documentación.

Una pregunta que tarde o temprano siempre nos surge, cuando desarrollamos una actividad económica, es cuales son los plazos existentes respecto a la obligación de conservar la documentación.

Según el artículo 30 del Código de Comercio:

“Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.

Toda empresa deberá atenerse a este artículo no solamente cuando el negocio esté en funcionamiento sino también cuando la empresa esté sin actividad o disuelta.

En la Ley General Tributaria, a efectos fiscales, los libros de contabilidad, libros registro y soportes documentales, incluyendo los programas y archivos informáticos, deben conservarse al menos durante el periodo de 4 años en que la Administración tiene derecho a realizar comprobación desde la fecha de fin de periodo de presentación.

Existen dos excepciones a la obligación fiscal de conservar durante 4 años (cinco por los plazos de presentación) la documentación:

          Facturas de inmovilizado: Se deben conservar las facturas de adquisición de inmovilizado durante todos los ejercicios en los que existan gastos de amortización, más los 4 años de prescripción desde que se termina de amortizar dicho inmovilizado.

          Bases negativas del impuesto sobre sociedades: aunque ya no existe límite temporal del plazo de compensación de pérdidas en cambio el derecho a la administración para comprobar o investigar las bases imponibles negativas pendientes de compensación prescribirá a los diez años a contar desde el día siguiente a aquel en el que finalice el plazo establecido para presentar la declaración o auto liquidación correspondiente al periodo impositivo en el que se generó el derecho.

En la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social se establecen los siguientes plazos:

Las infracciones en el orden social prescriben a los tres años contados desde la fecha de la infracción, en materia de Seguridad Social prescribirán a los cuatro años, contados desde la fecha de la infracción; y en materia de prevención de riesgos laborales, las infracciones prescribirán: al año las leves, a los tres años las graves y a los cinco años las muy graves, contados desde la fecha de la infracción.

La Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales, también establece un plazo de conservación de la documentación de 10 años desde el cese de la relación de ese negocio susceptible de estar sujeto a dicha Ley.

Por último, mencionar el artículo en 1964 del código civil donde se especifica que las acciones hipotecarias prescriben a los 20 años y las personales que no tengan ningún término especial de prescripción lo harán a los cinco años contados desde el momento en el que fue posible el ejercicio de acción.

Como se puede comprobar, es una idea equivocada mantener la creencia de que son sólo cuatro años los que hay que conservar documentación, ya que, dependiendo de la normativa aplicable, existen plazos de conservación mucho mayores.

Esperamos que este artículo haya resultado a su interés, para cualquier aclaración al respecto, no dude en ponerse en contacto con nosotros.